Kuidas luua kohtumiste ja broneeringute kinnituskirju?

Üsna suure tõenäosusega oled sa oma karjääri jooksul suutnud päris mitu kohtumist ise ära unustada. Ja raudselt oled olnud ka rollis, kus ootad oma koosolekuruumis klienti või äripartnerit, kohvitassid valmis, presentatsioon ekraanil ja küpsised laual. Koputad juba pliiatsiga närviliselt lauale, aga kedagi ei saabu... On nii? On.

Kusjuures polegi vahet, kas kohtumine tähendab koosolekut äripartneritega, restoranibroneeringut, paki kättesaamist kulleri käest, küünetehniku või juuksurisalongi külastamist või perearsti vastuvõttu – kohtumine on inimeste vaheline ajaliselt ja kohaliselt määratud kokkusaamine.

Aga inimfaktoriga kaasneb paratamatult ootamatusi, muutusi ja unustamist. Kohtumiste ja broneeringute kinnitus- ja meeldetuletustarkvara arendamisega tegelev ettevõte 10to8 on välja selgitanud, et edasilükatud, unustatud või tühistatud sündmused ja broneeringud võivad 10 000 euro suuruse kuukasumiga ettevõtetele tekitada 26 000 eurot saamata jäänud tulu aastas! Et sina sarnast kasumit ei kaotaks, vaatamegi täna lähemalt kohtumiste ja broneeringute kinnituskirju ja kõiki aspekte, mis nendega kaasnevad.

Mõtle hoolikalt, millised tegevuskutsed sinu äris kõige paremini töötavad. Kas oled kasutanud nupukesi või lähevad su sihtrühmale paremini peale veebilingid? Kui mitu tegevuskutset lisama peaksid? Milline tegevuskutse on peamine ja milline sekundaarne? Kuhu sa plaanid need üldse paigutada? Millises sinu brändiga seonduvas värvitoonis need olla võiks? Või paneks veel ühe tegevuskutse nupukese kusagile?

Nagu näed, siis võimalusi on palju ja taas on hea aeg varasemaid A/B teste meelde tuletada või paar uut läbi viia.

Kalendrisse lisamise võimalused

Kinnituskirjad peaksid kindlasti sisaldama võimalust üritus oma kalendrisse lisada. Kõige populaarsem ja kasutajasõbralikum viis selleks on .ics faili ehk standardse kalendrifaili lisamine, milles sisaldub kogu kohtumisega seonduv informatsioon, mis talletub osapoolte arvutite kalendritesse. Ja kui see on olemas, siis hoolitsevad kõik kalendrid juba ise selle eest, et õigel ajal meeldetuletusi teha ja muud asjakohast infot näidata. See omakorda vähendab oluliselt võimalust, et mõni osapool kohtumise ära unustab ja kohale ei ilmu.

Loomulikult, sest päris tihti tekib olukordi, kus su klient või kohtumise teine osapool soovib midagi muuta – kas aega, kestvust, asukohta vms. Seda juhtub eriti suure tõenäosusega just siis, kui sündmus on pikemalt ette planeeritud. Muutmisvõimaluse lisamine kinnituskirjale teeb elu lihtsamaks nii sinu kui ka teiste osapoolte jaoks. Ja veel – kui su ettevõttel on näiteks broneeringute tühistamistasud, kindlad reeglid broneeringute muutmise kohta või ajalimiit, mille sees seda teha võib, siis kogu selle info saad samuti lisada just kinnituskirjale.

Palju näiteid praktilistest, nutikatest ja ilusatest kinnituskirjadest leiad alati Really Good Emails portaalist ja nüüd vaatamegi mõnd eriti head näidet.

Allolevad Calendly kinnitused on suurepärane näide lihtsast ja asjalikust kinnitusmeilist. Kirja päisesse on lisatud ettevõtte logo või kohtumise organiseerija foto, mis ei jäta kahtlustki, kellelt kinnituskiri saabunud on. Loomulikult on mõlemas kirjas personaliseeritud tervitus kirja saajale. Ja siis järgneb kõige tähtsam – kogu kohtumist puudutav info on selgelt ja arusaadavalt välja toodud.

Aga call-to-action? Kõige olulisemad neist – „lisa kalendrisse“ – on tehtud selgelt ja värviliselt. Kasutusel on ka kolmas ja isegi neljas tegevuskutse, mille abil on kirjasaajal väga mugav kohtumise aega muuta või see vajadusel tühistada.

Ettevõtted kasutavad agaralt ka sekundaarseid tegevuskutseid. Neile on määratud veidi tagasihoidlikumad fondid ja piirjooned, kuid samas on kõik endiselt hästi nähtav ja loetav. Mis peamine, sekundaarsed tegevuskutsed ei röövi tähelepanu peamistelt.

Ja siin on veel üks hea näide – broneeringukinnitus Blind Barber salongilt. Kui nüüd võrrelda seda kinnituskirja eelmistega, siis selle juures on kasutusel oluliselt rohkem brändingu- ja disainielemente.

Logo on paigutatud päise vasakule küljele ja ettevõtte informatsioon on kenasti logoga joondus. Uuringud on tõestanud, et meie silmad seiravad e-kirju F-tähe kujulise mustri järgi, hoides tähelepanu pigem e-kirja vasakul poolel. Nii et logo ja muu olulise info paigutamine vasakule küljele on kindlasti asi, mida võiksid proovida. Kindlasti tee ka üks A/B test, et selle mõju välja selgitada.

Antud kinnituskiri annab ka märku, et ootel olev broneering on nüüd kinnitatud ja kohtumine on jõus. Personaalne tervitus muudab kirja sõbralikuks, soojaks ja saajale meelepäraseks.

Järgneb kogu vajalik info kohtumise enda kohta. Kalendriinfo manusena saatmise asemel oleksime meie muidugi soovitanud „lisa kalendrisse“ nupukest, kuna manuste lisamine kinnituskirjale ei ole alati parim mõte. Nimelt võivad manustega varustatud kinnituskirjad rämpsposti sattuda või muuta su kirjad mahu poolest liiga suureks.

Kohtumis- ja broneeringukinnitusi ei maksa alahinnata. Need aitavad vähendada kohtumiste unustamist, tühistamist ning muudavad elu lihtsamaks nii sinu kui su klientide ja koostööpartnerite jaoks. Läbimõeldud, selge ja tabava kinnituskirjaga võidavad kõik nii ajas kui ka suure tõenäosusega rahas. Nii et kui asud kinnituskirja planeerima, siis tee seda läbimõeldult – pühenda piisavalt aega nii kirja disaini kui ka selles sisalduva info kokkupanekule.

Pea meeles, et kinnituskiri on alati oodatud ja kui selle saajal on võimalus kohtumine või broneering koheselt oma kalendrisse lisada, toimumisaega muuta või selle kohta meeldetuletusi saada, siis võid olla kindel, et segadused kohtumiste ja broneeringutega on sinu jaoks minevik.

Allikas: Smaily